沖縄ファミリーマートが請求書業務をデジタル化し効率化に成功

沖縄県に拠点を置く沖縄ファミリーマートが、業務のデジタル化とペーパーレス化を進め、請求書受取業務の効率化を図りました。導入されたのは、株式会社インフォマートが提供する「BP Storage for 請求書受取」であり、これにより同社は業務の早さと正確性を大幅に向上させました。

導入の背景

沖縄ファミリーマートは、335店舗以上を展開する沖縄の主要なコンビニエンスストアです。近年、約700社からの請求書受取業務がその多くを紙で処理しており、効率性の低さが問題視されていました。請求書をPDF形式で受け取っても、印刷や承認のための出社が必要で、特に上長の不在時には処理が滞ることも珍しくありませんでした。これでは業務が滞り、常に時間のロスを抱えていたと言います。

そこで沖縄ファミリーマートは、AI-OCR技術を活用し、請求書をデジタル化する「BP Storage for 請求書受取」を導入しました。このサービスは、請求書を自動で読み取り、処理することで、業務の効率化を図るものです。

導入の効果

1. 承認フローのデジタル化

この新しいシステムの導入により、承認フローはリードタイムが約3日から1日への大幅短縮が実現しました。以前は、書類の回覧や上長の承認を待つ時間が多く、処理に時間がかかっていましたが、導入後は外出中でも承認ができるようになり、業務がスムーズに進むようになりました。特に、本社の工事中でも支障なく業務が行えたことは、大きなメリットだったとされています。

2. 処理時間の短縮

また、請求書の処理時間も大幅に短縮されました。従来は一件の請求書処理に約10分かかっていたものが、AI-OCRによる自動読み取りとシステム連携によって、わずか2〜3分で完了するようになりました。これにより、月間約1,000枚の紙請求書が削減され、ペーパーレス化も達成しました。

今後の展望

沖縄ファミリーマートは今後、請求書の発行業務についてもデジタル化を進め、2027年2月頃までに200件を電子化する計画を立てています。AI技術を駆使して、さらなる業務効率化を図る意気込みを見せています。

現代のデジタル時代にマッチした取り組みを実現している沖縄ファミリーマートは、今後の進展にも目が離せません。これからも地域に密着しながら、業務改革を進める同社の姿勢が期待されています。